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1.4
Manejo de llamadas externas
El VPS ayuda a la persona que llama para que acceda al usuario deseado. El VPS reproduce
indicaciones de voz para comunicarle lo que debe hacer. La persona que llama sólo tiene que
presionar la tecla apropiada en el teléfono tras oír las indicaciones de voz.
Hasta las personas que llaman con un teléfono de disco o por pulsos pueden usar el VPS. El
sistema puede ser programado para que transfiera las llamadas al operador o al buzón de
entrega general (G.D.M.). Cuando éstas dejen los mensajes en el G.D.M., el gestor de
mensajes transferirá los mensajes a otros buzones. Consulte Servicio de teléfono de disco en
el capítulo 3.
Con el VPS también podrá comunicarse con personas de todo el mundo. Para ampliar su
campo de negocios, el VPS ha sido diseñado para soportar un máximo de tres idiomas. Las
personas que llaman pueden elegir el idioma de las instrucciones del VPS. El primer idioma,
inglés, ha sido grabado en la fábrica. El segundo y el tercer idioma son grabados por el gestor
de mensajes según las necesidades de su negocio. Consulte Servicio multilingüe e
Indicaciones de voz en el capítulo 3.
Cuando llaman personas, éstas son atendidas por uno de 32 mensajes de la compañía. El
gestor de mensajes graba los mensajes para que las personas que llaman sean orientadas
correctamente durante los días festivos o después de las horas de trabajo. Para más detalle
consulte en el capítulo 3.
El VPS transfiere un operador a la persona que llama que necesita asistencia humana. Ésta
puede contactar con el operador presionando [0] en cualquier momento. Se puede asignar un
máximo de tres operadores. Consulte Servicio de operador en el capítulo 3.
Las personas que llaman pueden acceder a la extensión deseada marcando un número de un dígito
(1-9) cuando están en el menú de marcación por departamento. Para que las personas que llaman
accedan al servicio de marcación por departamento se encuentra disponible el comando de acceso
[#] [3]. Consulte Marcación por departamento en el capítulo 3.
Algunas personas que llaman y no conocen el número de las extensiones o buzones deseados
tal vez no puedan ingresar el número correcto cuando se lo pregunte el VPS. Sin embargo,
éstas también podrán contactar con el usuario deseado marcando las tres o cuatro primeras
letras del apellido de la persona. Para que las personas que llaman accedan a esta función se
encuentra disponible el comando de acceso [#] [1]. Consulte Marcación por nombre en el
capítulo 3.
Como la comunicación escrita también resulta esencial para mejorar la eficiencia de su
negocio, usted tal vez desee recibir frecuentemente llamadas de fax. Para ello el VPS
identifica una llamada de fax y la transfiere a una unidad de fax. Como destino se puede
especificar un máximo de dos extensiones de fax, para que una sirva de reserva de la otra. El
sistema notifica a una persona especificada si la llamada de fax fue recibida con éxito.
Consulte Manejo de fax en el capítulo 3.
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