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Capítulo 13
Sugerencias para usar CallPilot
Este capítulo contiene sugerencias para aprovechar al máximo todas las ventajas que ofrece
CallPilot.
Escuche sus mensajes con frecuencia. Responda a sus mensajes con prontitud para motivar a las
personas que llaman a utilizar CallPilot y para asegurarles que es tan confiable como si hablaran
con usted personalmente.
No es necesario que esté en su escritorio para escuchar sus mensajes. Cuando no esté cerca de su
escritorio, puede escuchar sus mensajes desde cualquier teléfono de marcación por tonos.
Limpie su casillero. El espacio de almacenamiento es limitado en el casillero y en CallPilot. No
guarde los mensajes a menos que necesite escucharlos nuevamente. Cuando ya no necesite un
mensaje, bórrelo para crear más espacio.
Anote su clave en un lugar seguro. Proteja su clave de CallPilot como si fuese un código secreto.
Escriba su clave y guárdela en un lugar seguro. No la tenga cerca de su teléfono. Si permite que
otra persona tenga acceso temporal a su casillero, cambie su clave inmediatamente después. Si
olvida su clave, el administrador del sistema puede restablecerla a la clave predeterminada 0000.
Luego podrá ingresar una nueva clave.
Al enviar mensajes, haga que sean breves y precisos. Más del 75 % del tiempo que se ocupa en
una llamada de negocios normal consiste en conversaciones triviales, chistes y otros intercambios
para socializar. Enviar un mensaje en lugar de hacer una llamada puede ahorrarle tiempo. Trate de
restringir sus mensajes a los datos necesarios, pero procure a la vez no dar la impresión de estar
apurado o de tener malos modales.
Cambie su saludo principal con frecuencia. Se recomienda cambiar su saludo principal
periódicamente. Cambie su saludo para demostrar que escucha sus mensajes y que se ocupa de su
casillero con frecuencia. Cambie su saludo principal para dar ese toque personal tan apreciado por
quienes llaman constantemente a un mismo lugar.
Procure que su saludo opcional sea específico. El uso de un saludo opcional, casi siempre
significa que usted no se encuentra en su oficina. Si está fuera de su oficina, indique en su saludo
opcional la fecha en que regresará. También debe indicar en su mensaje si tiene la intención de
revisar su casillero durante su ausencia. Si las personas que llaman pueden comunicarse con usted
en otro número telefónico, incluya el número en su mensaje, así como también el período en el que
podrán usar dicho número. Si se va a ausentar de la oficina, no olvide oprimir Desvío de llamadas
≤·°› para transferir sus llamadas al casillero.
Utilice un saludo de ausencia prolongada. Comience este saludo informando acerca de sus
vacaciones o planes de viaje. Esto llamará la atención de la persona que llama. Por ejemplo,
"¡Aviso de vacaciones! Hola, habla Miguel. Estaré de vacaciones a partir del 5 de este mes y
regresaré a la oficina el 12. Si lo desea, deje un mensaje y le devolveré la llamada en cuanto
regrese de vacaciones. Para obtener ayuda de inmediato, oprima cero".
Manual de referencia de CallPilot
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